239. Проверка расчетов с подотчетными лицами в ходе аудита

Цель аудита - проверка соблюдения действующего законодательства и правильности организации бухгалтерского учета в области расчетов с подотчет­ными лицами.

Задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:

— подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и бухгал­терского учета расчетов с подотчетными лицами;

— проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

— подтверждение достоверности оформления и отражения на счетах бухгалтер­ского учета расчетов с подотчетными лицами.

Источники информации: Положение об учетной политике предприятия; аван­совые отчеты; журнал регистрации авансовых отчетов; приказы о направлении сотрудников в командировку; список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; сметы представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских расходов; баланс предприятия; отчет о движении денеж­ных средств; Главная книга; журнал-ордер № 7.

Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, предста­вительские расходы, на оплату поставщикам за продукцию (работы, услуги) и др., и учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В ходе проверки аудитор должен:

1) подтвердить целесообразность расходов, произведенных подотчетными лицами, правильности их оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета;

2) проверить правильность организации аналитического учета расчетов с подот­четными лицами.

Приступая к проверке, аудитор принимает решение о методе проверки: сплош­ной или выборочный. Условием применения выборочного контроля является высо­кая, по мнению аудитора, эффективность функционирования системы внутреннего контроля. В выборку включаются авансовые отчеты различных подотчетных лиц по различным направлениям расходов и относящиеся к разным отчетным перио­дам. При сплошной проверке авансовых отчетов аудитор устанавливает суммы, выдаваемые отдельным сотрудникам в подотчет, назначение и фактическое ис­пользование авансов, наличие приказов о направлении работников в командиров­ку, правильность оформления и своевременность представления авансовых отче­тов, наличие по ним оправдательных документов, сроки возврата в кассу неис­пользованных сумм, правильность составления корреспонденции счетов по опера­циям с подотчетными лицами.

При обнаружении несоответствия данных аудитор определяет отклонения и их причины.

Особое внимание обращается аудитором на такие операции, как расчеты с водителями за приобретенные ими ГСМ, запасные части и т.п. Списание израсхо­дованных на эти цели сумм без предоставления оправдательных документов на себестоимость не допускается.

Выявляя нарушения, аудитор регистрирует их в рабочих документах и опреде­ляет сумму заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных платежей по ЕСН и налогу на доходы физических лиц.

Проверяя организацию аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен учитывать, что сроки, на которые выдаются денежные средства в подотчет, устанавливаются приказом руководителя предприятия и фиксируются в приказе об учетной политике. Для контроля за сохранностью имущества пред­приятия целесообразно также отдельным приказом определить состав должност­ных лиц, которым разрешено получать наличные денежные средства на хозяй­ственные и представительские расходы.

Достоверность записей должна быть подтверждена по итогам взаимной свер­ки сумм сальдо и оборотов по подотчетным лицам в аналитическом учете с сум­мами сальдо и оборотов по счету 71.