1.7.5 Інвентаризація в системі бухгалтерського обліку

У діяльності підприємств відбуваються певні процеси, що призводять до втрати товарно-матеріальних цінностей, які документально зафіксувати не можна. Це так званий природній убуток цінностей під час доставки чи зберігання — усушка, утруска, випаровування, розпорошення, розливання. Втрати можуть бути також із суб'єктив­них причин: пересортиця, нестача, крадіжка. Ці втрати товарно-матеріальних ціннос­тей призводять до невідповідності даних поточного бухгалтерського обліку фактич­ній наявності майна. Аби ліквідувати таку невідповідність і впевнитись у забезпеченні належного зберігання майна, необхідно періодично проводити інвентаризацію.

Порядок проведення інвентаризації та оформлення її результатів визначає Ін­струкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матері­альних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 11.08.1994 р. № 69 зі змінами та доповненнями.

Інвентаризація — це перевірка і документальне підтвердження наявності та стану активів і зобов'язань (майна, вкладень підприємства у статутні фонди інших підприємств, розрахунків з дебіторами і кредиторами) підприємства. Вона є од­ним із елементів бухгалтерського обліку і виступає як обов'язкове доповнення до поточної документації господарських операцій.

Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бух­галтерського обліку та фінансової звітності. Підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію активів і зобов'язань, а також документально підтверджувати їх наявність, стан та оцінку.

37

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК В АГРОФОРМУВАННЯХ .

Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим від­повідно до діючого законодавства.

Основними завданнями інвентаризації є:

• виявлення фактичної наявності основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також обсягів незавершеного виробництва в натурі; встановлення лишку або нестачі цінностей і грошових коштів шляхом спів-ставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

• виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою пер­винну якість, застарілих фасонів і моделей, а також невикористовуваних мате­ріальних цінностей та нематеріальних активів;

• перевірка дотримання умов і порядку зберігання матеріальних і грошових цін­ностей, а також правил експлуатації основних засобів;

• перевірка реальної вартості зарахованих на баланс основних засобів, нематері­альних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів і фінансових інвестицій, сум грошей у касі, на розрахунковому, валютному та інших рахун­ках у банках, грошей у дорозі, дебіторської та кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, резервів наступних витрат і платежів.

Відповідальність за організацію інвентаризації несе керівник підприємства, який повинен створити необхідні умови для її проведення у стислі терміни, ви­значити об'єкти, їхню кількість та терміни інвентаризації, крім випадків, коли вона є обов'язковою. Головний бухгалтер забезпечує дотримання норм законодавства і правил проведення інвентарізації.

До умов, які повинні створити керівники для результативного проведення інвентаризації, можна віднести обмеження на період інвентаризації кількості при-бутково-видаткових операцій, які проводяться на об'єкті інвентаризації; надання І в розпорядження комісії необхідної техніки та відповідних працівників для про-ведення підготовчих робіт (групування, сортування, переміщення, обмірювання, І перезважування товарно-матеріальних цінностей).

Для проведення інвентаризаційної роботи за письмовим наказом керівника на| підприємстві створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія у складі керів-| ника структурного підрозділу, головного бухгалтера або його заступника. До скла-| ду комісії доцільно включати спеціалістів, які добре знаються у складській справі, інженерно-технічних працівників, які можуть дати оцінку технічного стану засобу, економістів та спеціалістів з маркетингу. Комісію очолює керівник підприємства або його заступник (головний інженер).

38

ОРГАНІЗАЦІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ НА ПІДПРИЄМСТВАХ

Завдання інвентаризаційної комісії — оцінити активи і зобов'язання підпри­ємства, а саме:

1. визначити ринкову вартість будь-якого облікового об'єкта, визначити техніч­ний стан основних засобів і прийняти рішення про доцільність їх подальшого використання;

2. визначити необхідність у проведенні ремонтів технічних засобів та ефектив­ність проведення незакінчених ремонтів;

3. провести аналіз стану дебіторської і кредиторської заборгованості підприєм­ства, віднайти шляхи прискорення розрахунків;

4. провести оцінку первісної вар гості інвестицій та їх оцінку на дату балансу і т. ін. На підприємствах, де через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не

може забезпечуватися однією комісією в місцях зберігання і виробництва продук­ції, наказом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, зоотехніка, економіста, бухгалтера та інших працівників. Робочі інвентаризаційні комісії очолюють пред­ставники керівника підприємства, який призначив інвентаризацію. Забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії у тих самих матеріально від­повідальних осіб одного й того ж працівника два роки підряд. Інвентаризаційна комісія несе відповідальність:

• за несвоєчасність і недотримання порядку проведення інвентаризації, визна­ченого письмовим розпорядженням (наказом) керівника підприємства;

• за неповну і неточну інформацію, внесену в інвентаризаційні описи та інші інвентаризаційні документи;

• за невідповідність внесених до опису відмітних ознак товарно-матеріальних цінностей (тип, ґатунок, марка, розмір), за якими визначають їхню ціну;

• за неправильне, неточне і несвоєчасне оформлення інвентаризаційних документів.

Керівник підприємства має право розпускати комісію, накладати на її членів адміністративні або матеріальні стягнення, а при встановленні фактів завідома неправдивої інформації, внаслідок чого підприємству було завдано значного збит­ку, — звернутися до органів правосуддя.

Постійно діючі інвентаризаційні комісії:

• проводять профілактичну роботу із забезпечення збереженості цінностей, за­ слуховують на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів із цього питання;

організовують проведення інвентаризацій та здійснюють інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій;

• здійснюють контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій, а також вибіркові інвентаризації товарно-матеріальних цінностей у місцях їхнього зберігання і переробки в межінвентаризаційний період.

39

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК В АГРОФОРМУВАННЯХ

Робочі інвентаризаційні комісії:

• здійснюють інвентаризацію майна, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також незавершеного виробництва у місцях їхнього зберігання і виробництва;

• разом із бухгалтерією підприємства беруть участь у визначенні результатів інвентаризації і розробляють пропозиції щодо заліку нестач і лишків з пере­сортиці, а також списання нестач в межах норм природного убутку;

• вносять пропозиції щодо поліпшення приймання, зберігання, відпуску товар­но-матеріальних цінностей, покращення обліку і контролю за їх зберіганням, а також реалізації непотрібних підприємству матеріальних цінностей і майна;

• несуть відповідальність за своєчасність і дотримання порядку проведення інвентаризації згідно з наказом керівника підприємства, за повноту і точність внесення в інвентаризаційні описи даних про фактичні залишки майна, мате­ріальних цінностей, грошових коштів і документів, цінних паперів і заборгова­ності в розрахунках;

• оформляють протокол із зазначенням в ньому стану складського господар­ства, результатів інвентаризації і висновків щодо них, пропозицій про залік нестач і лишків з пересортиці, списання нестач і втрат понад норми від псу­вання цінностей з деталізацією вжитих заходів щодо попередження таких втрат і нестач.

Робочі комісії створюються лише на період проведення інвентаризацій. По­стійно діючі комісії створюються на весь рік і зобов'язані безперервно виконувати покладені на них завдання.

Інвентаризації бувають обов'язкові і добровільні.

Згідно з діючим законодавством проведення інвентаризації є обов'язковим у випадках:

1. передачі майна державного підприємства в оренду, приватизації майна дер­жавного підприємства, перетворення державного підприємства на акціонерне товариство, а також в інших випадках, передбачених законодавством. Прово­диться на 1-е число місяця, в якому здійснюється оцінка майна, що приватизу­ється, корпоратизується або передається в оренду;

2. складання річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, грошових коштів і зобов'язань, інвентаризація яких проводилась не раніше 1 жовтня звітного року. Інвентаризація будівель, споруд та інших об'єктів основних за­собів може проводитися один раз на три, а бібліотечних фондів — один раз на п'ять років. Особливо актуальною річна інвентаризація стає в умовах ринку, оскільки підвищується рівень довіри інвесторів до підприємства;

3. зміни матеріально відповідальних осіб (на день ириймання-передачі справ);

4. встановлення фактів крадіжок або зловживання, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

40

ОРГАНІЗАЦІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ НА ПІДПРИЄМСТВАХ

5. при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності проведення ін­вентаризації обов'язкове у разі зміни керівника колективу (бригади), вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів, а також на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади);

6. у разі відмови постачальника задовольнити претензію щодо недовантаження товарів чи при одержанні від покупця претензії щодо недовантаження товарів проводиться вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлено претензії;

7. припису судово-слідчих органів — у перший день після одержання припису, якщо в ньому не вказано більш пізній термін;

8. виникнення техногенних аварій, пожежі або стихійного лиха (на день після закінчення явищ);

9. передачі підприємств та їх структурних підрозділів (на дату передачі);

10. у разі ліквідації підприємства — на дату, вказану в рішенні про ліквідацію під­приємства.

Важливим моментом при проведенні обов'язкової інвентаризації є те, що пере­вірці підлягають також майно і матеріальні цінності, які не належать підприємству і облік яких ведеться на позабалансових рахунках. При цьому один примірник на­лежно оформлених документів направляється власнику цього майна.

Добровільна інвентаризація проводиться у разі необхідності. Час і об'єкти ін­вентаризації визначає керівник підприємства своїм письмовим розпорядженням.

Методика проведення інвентаризації є багатогранною. Кожне підприємство має свої індивідуальні підходи до її проведення.

Метод безперервної (перманентної) інвентаризації полягає в тому, що на під­приємстві її проводять безперервно — протягом року.

Проте якою мірою не було б механізовано й автоматизовано процес інвентари­зації, традиційні способи — обмірювання, перерахунок і перезважування — завжди залишатимуться необхідними й незамінними при її проведенні. Для вдосконалення процедур проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей на складах ба­жано використовувати вимірну техніку і мірну тару, автоматичні лічильники тощо.

Процес здійснення інвентаризації починається з підготовки і видання наказу на її проведення. Наказ є основним внутрішнім документом, який регламентує порядок проведення і об'єкти інвентаризації, термін її проведення й оформлення необхідної документації.

Перед проведенням інвентаризації керівник підприємства збирає всіх при­четних до інвентаризації осіб і проводить інструктаж з метою пояснення цілей, методів, уточнення об'єктів, які підлягають інвентаризації та ін.

До початку проведення інвентаризації матеріально відповідальні особи в присутності комісії складають звіт про останні проведені операції, відобража­ють їх у складському обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії. Потім матеріально відповідальні особи дають комісії розписку, де

41

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК В АГРОФОРМУВАННЯХ

підтверджують, що всі прибуткові і видаткові документи здані в бухгалтерію і всі матеріальні цінності, довірені їм для зберігання, знаходяться в приміщенні складу або інших належних місцях.

Інвентаризація повинна проводитись у присутності всіх членів комісії і ма­теріально відповідальних осіб. За колективної (бригадної) матеріальної відпо­відальності — з обов'язковою участю бригадира. При інвентаризації прибуткові і видаткові операції з матеріальними цінностями, як правило, не здійснюються. До її початку також перевіряється стан вагового господарства — точність вагів, гир, інших знарядь та апаратури.

Усі дані, одержані комісією під час інвентаризації, вносяться до інвентариза­ційних описів (актів інвентаризації), у яких найменування цінностей та їх кількість наводяться за номенклатурою, а також в одиницях виміру, прийнятих в обліку. Перелік документів, за допомогою яких оформляють результати інвентаризації та порядок їх застосування, такий:

• інвентаризаційний опис основних засобів (ф. № інв.-1) — для оформлення даних інвентаризації основних засобів;

• інвентаризаційний ярлик (ф. № інв.-2) — для обліку фактичної наявності за­ пасів на складах, коли за умовами організації виробництва інвентаризаційна комісія не має можливості відразу підрахувати матеріальні цінності й записати їх в інвентаризаційний опис;

• акт інвентаризації товарів відвантажених (ф. № інв.-4) — при інвентаризації вартості відвантажених товарів;

• інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (ф. № інв.-5), — при інвентаризації ТМЦ прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання;

• акт інвентаризації матеріалів і товарів, що знаходяться в дорозі (ф. № інв.-б), - для виявлення кількості і вартості названих запасів;

• акт інвентаризації дорогоцінних металів і виробів з них (ф. № інв.-8) — при інвентаризації зазначеного в усіх місцях зберігання і безпосередньо на ви-робництві;

• інвентаризаційний опис дорогоцінних металів, що містяться у напівфабрикат тах, вузлах і деталях обладнання, приладах та інших виробах (ф. № інв.-8а), -при інвентаризації переліченого;

• акт інвентаризації дорогоцінного каміння, природних алмазів і виробів з ни (ф. № інв.-9) — при інвентаризації зазначеного в усіх місцях зберігання і бе: посередньо у виробництві;

• акт інвентаризації незавершених ремонтів основних засобів (ф. № інв.-10)-при інвентаризації незавершених ремонтів будівель, споруд, машин, обладнаї ня, енергетичних установок та інших об'єктів основних засобів;

• акт інвентаризації витрат майбутніх періодів (ф. № інв.-11) — при інвентарна ції витрат майбутніх періодів;

42

ОРГАНІЗАЦІЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ НА ПІДПРИЄМСТВАХ

• інвентаризаційний опис цінностей і бланків документів суворої звітності (ф. № інв.-іб) — для відображення результатів перевірки фактичної наявності цінностей і бланків документів суворої звітності та виявлення їх кількісних розбіжностей з обліковими даними;

• акт інвентаризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами (ф. № інв.-17) — для оформлення результатів інвен­таризації розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і кредиторами;

• інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (ф. № М-21) — скла­дають при знятті залишків ТМЦ, що знаходяться у матеріально відповідаль­них осіб (МВО), за кожним окремим складом, дільницею, об'єктом;

• акт контрольної перевірки інвентаризації цінностей — при проведенні пере­вірки постійною інвентаризаційною комісією результатів інвентаризації, здій­сненої робочою комісією;

• акт про результати інвентаризації готівкових коштів — при інвентаризації го­тівкових коштів у касі підприємства;

• відомість результатів інвентаризації — для відображення остаточних результа­ тів інвентаризації; форму наводять у примітках до фінансової звітності. Інвентаризаційні описи (акти) складаються в необхідній кількості примірни­ ків, один із яких вручається матеріально відповідальній особі. Після закінчення ін­ вентаризації від матеріально відповідальної особи беруть підписку із зобов'язанням зберегти перелічені в описі цінності.

Помарки і підчистки в інвентаризаційних описах (актах) не допускаються. Виправлення помилок здійснюється в усіх примірниках описів. При цьому не­правильний запис закреслюється однією лінією (щоб можна було його прочитати), а зверху робиться правильний запис. Усі виправлення повинні бути обговорені і завірені всіма членами комісії.

Заповнені інвентаризаційні описи передаються в бухгалтерію, де поряд із даними про фактичну наявність товарно-матеріальних цінностей проставля­ють кількісні та вартісні показники цінностей за даними бухгалтерського обліку. При співставленій облікових даних з фактичними можуть бути виявлені такі факти:

• співпадання фактичного і бухгалтерського залишків;

• нестача, коли фактичний залишок менший від облікового;

• лишки, коли фактичний залишок більший від бухгалтерського.

Усі позиції, де виникли розбіжності, переносяться в порівняльні відомості (ф. № інв.-18 та ф. № інв.-19), у яких обраховується кінцевий результат інвен­таризації.

Останнім етапом інвентаризаційного процесу є регулювання інвентариза­ційних різниць і оформлення пропозицій щодо прийняття рішень з виявлених порушень. Усі рішення комісія приймає на засіданні колегіально і заносить їх до

43

БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК В АГРОФОРМУВАННЯХ

протоколу. Протокол інвентаризаційної комісії керівник підприємства має розгля­нути й затвердити у 5-денний термін.

Розбіжності фактичної наявності матеріальних цінностей з бухгалтерськими даними, встановлені при проведенні інвентаризації, відображаються підприєм­ством в обліку в такому порядку:

• лишки матеріальних цінностей оприбутковують і зараховують на результати фінансово-господарської діяльності;

• втрати цінностей в межах природного убутку списують на витрати підпри­ємства;

• понаднормативні втрати та нестачі товарно-матеріальних цінностей з вини матеріально відповідальних осіб підлягають відшкодуванню цими особами;

• втрати та нестачі цінностей, коли винуватці таких нестач не встановлені, спи­сують на витрати підприємства.

Під час інвентаризації можуть бути виявлені випадки пересортиці, тобто лиш­ки одних і нестачі інших матеріальних цінностей як результат заміни одного сорту іншим при відпуску цінностей. Взаємний залік лишків і нестач матеріальних ціннос­тей, що виникли в результаті пересортиці, може бути допущений, як виняток, якщо пересортиця виникла у однієї і тієї ж матеріально відповідальної особи, за один і той же період, по матеріальних цінностях одного і того ж найменування. Проте, якщо при заліку вартість нестачі матеріальних цінностей перевищить вартість лишку, то різниця у вартості підлягає відшкодуванню особами, які допустили пересортицю.