9.2.2. Учет выплаченных доходов и сумм удержанного ндфл

Налоговый агент обязан индивидуально по каждому физическому лицу вести учет (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):

- доходов, которые он выплачивает;

- сумм налога, которые он удерживает у физического лица и перечисляет в бюджет.

В настоящее время налоговые агенты обязаны вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, предоставленных им налоговых вычетов, а также сумм удержанного НДФЛ в самостоятельно разработанных регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ). Подробнее об обязательных реквизитах таких налоговых регистров см. разд. 10.3 "Форма ведения учета доходов физических лиц".

Примечание

Напомним, что до 2011 г. учет доходов нужно было вести по форме, утвержденной Минфином России (п. 1 ст. 230 НК РФ). Однако эта форма так и не была утверждена. Поэтому налоговые агенты для ведения учета могли использовать самостоятельно разработанную форму либо рекомендуемую финансовым ведомством налоговую карточку 1-НДФЛ (Письма Минфина России от 20.07.2010 N 03-04-06/6-155, от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6). Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 был утвержден Порядок заполнения налоговой карточки 1-НДФЛ.

9.2.3. Представление отчетности о выплаченных доходах

Ежегодно не позднее 1 апреля налоговый агент должен представлять в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов за предыдущий налоговый период (п. 4 ст. 24, п. 2 ст. 230 НК РФ).

Сведения подаются в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или на электронных носителях. Однако, если численность физических лиц, получивших доходы, не превышает 10 человек, допускается использовать бумажный формат (абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ).

Для представления сведений используется форма 2-НДФЛ, утвержденная Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@. В Приложении к данной форме содержатся Рекомендации по ее заполнению. Порядок представления сведений о доходах физических лиц утвержден Приказом ФНС России от 16.09.2011 N ММВ-7-3/576@ (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Формат, в котором справки по форме 2-НДФЛ формируются в электронном виде, также утвержден Приказом ФНС России N ММВ-7-3/611@ (Приложение N 2).

9.2.4. Хранение документации

Налоговый агент обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

9.2.5. Выдача справок о доходах физическим лицам

Налоговые агенты должны выдавать по заявлениям физических лиц справки о выплаченных им доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ, Приказ ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@).

Отказ в предоставлении такой справки является незаконным. Тем не менее Налоговым кодексом РФ не предусмотрена ответственность за отказ в ее выдаче (Письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 N 20-14/3/16873).

Примечание

Подробнее о правилах составления и выдачи данной справки см. в разд. 18.2.2 "Выдача справки физическому лицу по его заявлению".