10.2. Кто не обязан вести налоговый учет

Если государственное (муниципальное) учреждение не является налоговым агентом, то, соответственно, и вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, оно не обязано. Этот вывод следует из п. 1 ст. 230 НК РФ.

Примечание

Подробнее о том, когда учреждение не выступает налоговым агентом, см. разд. 9.3 "Когда учреждение не удерживает НДФЛ".

Следовательно, отражать доход, выплаченный, к примеру, нотариусу, индивидуальному предпринимателю или физическому лицу при продаже имущества, в регистрах налогового учета не требуется.

Контролирующие органы также указывают на то, что если учреждение не признается налоговым агентом, то вести учет доходов физических лиц не нужно (Письмо Минфина России от 29.12.2010 N 03-04-06/6-321 (п. 1)).

Однако до 2011 г., когда налоговые органы рекомендовали вести учет по форме 1-НДФЛ, они не всегда соглашались с таким подходом. Дело в том, что в Порядке заполнения налоговой карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц указано, что налоговая карточка ведется по каждому физическому лицу, которому был выплачен доход, в том числе и по индивидуальным предпринимателям (включая частных нотариусов, частных охранников, частных детективов), - по выплатам за приобретенные у них товары, продукцию или выполненные работы. Доходы этих лиц отражаются в разд. 7 налоговой карточки.

Арбитражные суды при разрешении подобных споров, как правило, не поддерживали налоговых инспекторов и выносили решения в пользу налогоплательщиков. Так, суды подтверждали, что не нужно вести учет доходов, которые были выплачены:

- нотариусам за оказанные нотариальные услуги (п. 3 Постановления ФАС Поволжского округа от 01.03.2005 N А49-7379/04-276А/11);

- индивидуальным предпринимателям за поставленные ими товары, оказанные услуги, выполненные работы (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.03.2006 N А56-19860/2005);

- победителям лотерей (за исключением стимулирующих), тотализаторов, иных азартных игр (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 16.10.2007 N А33-3679/07-Ф02-6705/07);

- физическим лицам при покупке их имущества (Постановление ФАС Центрального округа от 30.01.2006 N А09-5519/05-21, п. 3 Постановления ФАС Поволжского округа от 01.03.2005 N А49-7379/04-276А/11).

10.3. Форма ведения учета доходов физических лиц

Как упоминалось выше, налоговые агенты обязаны вести учет доходов, выплаченных физическим лицам, предоставленных им налоговых вычетов, а также сумм удержанного НДФЛ в самостоятельно разработанных регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ).

При этом регистры обязательно должны содержать данные, которые позволяют определить:

- налогоплательщика и его статус;

- вид и сумму выплаченных доходов, предоставленных вычетов;

- даты выплаты дохода, удержания и перечисления налога;

- реквизиты платежного поручения.

На основе таких регистров налоговый агент заполняет справки о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ.

При этом сохранность данных учета необходимо обеспечить в течение четырехлетнего периода (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Такие правила действуют с 1 января 2011 г. (п. 16 ст. 2, ч. 2 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2010 N 229-ФЗ).

Напомним, что до 2011 г. учет доходов необходимо было вести по форме, утвержденной Минфином России (п. 1 ст. 230 НК РФ). Однако финансовое ведомство данную форму так и не утвердило. Поэтому налоговые агенты могли использовать либо самостоятельно разработанную форму, либо налоговую карточку 1-НДФЛ, утвержденную Приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 (Письма Минфина России от 20.07.2010 N 03-04-06/6-155, от 21.01.2010 N 03-04-08/4-6).

Примечание

Если учреждение вело учет по иной форме, отличной от карточки 1-НДФЛ, налоговые органы не имели права его за это оштрафовать. Ведь обязательная форма финансовым ведомством так и не была установлена (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 29.05.2007 N А56-23810/2005, от 24.04.2006 N А42-9448/2005).

При этом налоговые карточки можно было вести как в бумажном, так и в электронном виде (Письмо Минфина России от 10.07.2006 N 03-05-01-04/206).

Отметим, что форма карточки 1-НДФЛ была утверждена на 2003 г. и некоторые ее разделы не отвечали требованиям законодательства. Поэтому их нужно было скорректировать с учетом последних изменений Налогового кодекса РФ.

В частности, дорабатывался разд. 3 "Расчет налоговой базы и налога на доходы физического лица":

- в случае предоставления каких-либо стандартных вычетов, помимо вычета на самого налогоплательщика, в графе "Стандартные налоговые вычеты" вводились дополнительные строки с кодами вычетов 108 - 113 (см. Справочник "Коды вычетов", утвержденный Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@);

- если физическим лицам по месту работы предоставлялся имущественный налоговый вычет, а также социальный налоговый вычет, перед строкой "Налоговая база (с начала года)" добавлялись графы "Имущественный налоговый вычет" и "Социальный налоговый вычет" с дополнительными строками кодов вычетов (см. Справочник "Коды вычетов").

Также после таблицы следовало ввести строки о документальном подтверждении права физического лица на имущественный налоговый вычет. Это можно было сделать по аналогии со строками в справке по форме 2-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@;

- в п. 3.2 необходимо было изменить размер стандартных вычетов на ребенка с 300 до 1000 руб. и с 600 до 2000 руб., а также указать вычет в размере 4000 руб.

Примечание

Порядок заполнения карточки по форме 1-НДФЛ приведен в разд. 10.4.12 "Пример заполнения налоговой карточки по форме 1-НДФЛ".