15.6. Как облагается ндфл возмещение работнику расходов на оплату услуг связи в командировке

В состав командировочных расходов, которые учреждение компенсирует работнику, могут входить и затраты на мобильную связь. Это следует из абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ. Причем работодателю целесообразно закрепить это во внутренних документах. Ведь порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Если указанные расходы документально подтверждены, они НДФЛ не облагаются (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Конкретного перечня таких документов Налоговым кодексом РФ не предусмотрено. Рекомендуем для подтверждения расходов на связь использовать командировочное удостоверение работника, документы об оплате услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени.

Аналогичный вывод содержится в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 05.06.2007 N А26-5611/2006-216.

15.7. Как облагается ндфл оплата питания командированного работника

В числе возмещаемых работодателем командировочных расходов оплата питания работника не указана (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках). Вместе с тем перечень таких расходов не ограничен (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Поэтому работодатель вправе компенсировать работнику стоимость питания в командировке, установив порядок такого возмещения в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

По мнению контролирующих органов, оплата питания работника в командировке облагается НДФЛ. Дело в том, что она не упомянута в числе не облагаемых выплат в связи с командировкой в абз. 9, 10 п. 3 ст. 217 НК РФ. Данная позиция чиновников отражена в Письмах Минфина России от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263 (п. 1), УФНС России по г. Москве от 14.07.2006 N 28-11/62271.

В судебной практике по вопросу налогообложения оплаты питания командированного работника нет единого мнения.

Так, отдельные суды придерживаются позиции чиновников и считают, что с суммы возмещения расходов на питание работодатель должен удерживать НДФЛ. Такой вывод содержат, в частности, Постановления ФАС Поволжского округа от 14.07.2009 N А65-27027/2007, от 05.06.2007 N А12-18805/06.

Другие суды приходят к противоположному решению: поскольку работник находился в командировке и выполнял производственное поручение, оплата его питания является компенсацией командировочных расходов и НДФЛ не облагается (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 23.03.2009 N А05-8942/2008, ФАС Уральского округа от 28.04.2007 N Ф09-3004/07-С2, ФАС Центрального округа от 07.02.2007 N А62-3895/06).

Таким образом, если при возмещении командированному работнику стоимости питания учреждение не удержит НДФЛ, то существует риск конфликта с налоговыми органами и доначисления налога. Отстаивать свою позицию придется в суде.

СИТУАЦИЯ: Как облагается НДФЛ оплата питания работника в командировке, если такие расходы работодатель возмещает за счет суточных

Иногда работодатели возмещают работникам расходы на питание в командировке в составе суточных либо вместо суточных оплачивают стоимость питания.

Например, в муниципальном автономном учреждении утверждено положение о командировках по территории РФ. В нем предусмотрено, что командированным работникам выплачиваются суточные в размере 700 руб. в сутки. При этом 25% указанной суммы составляет оплата работнику разового питания в командировке.

Минфин России в Письме от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263 проанализировал подобную ситуацию. Финансисты посчитали, что оплату питания следует исключить из возмещаемых работнику расходов и начислить на ее стоимость НДФЛ.

Заметим, что судебная практика не поддерживает позицию контролирующих органов.

Так, судьи ФАС Московского округа в Постановлении от 16.07.2007, 20.07.2007 N КА-А40/6799-07 пришли к выводу, что законодательство не запрещает дифференцировать размер суточных. В связи с этим расходы на питание командированного работника, которые работодатель возмещает за счет суточных, не облагаются НДФЛ.

ФАС Дальневосточного округа в Постановлении от 02.03.2006, 22.02.2006 N Ф03-А80/05-2/5074 сделал аналогичный вывод относительно ситуации, когда командированным работникам предоставлялось бесплатное питание взамен суточных.

Как видно, по данному вопросу у контролирующих органов и арбитражных судов нет единого мнения. В связи с этим во избежание спорных ситуаций рекомендуем не выделять в коллективном договоре или иных локальных актах оплату питания командированному работнику в составе суточных.

СИТУАЦИЯ: Облагается ли НДФЛ возмещение работнику стоимости питания (завтрака) в командировке, если она включена в стоимость проживания

Нередко по возвращении из командировки работник представляет работодателю документы из гостиницы, согласно которым стоимость проживания включает и питание работника (например, завтраки). При этом о питании в гостиничном счете может быть указано по-разному:

а) питание выделено отдельной строкой с указанием его стоимости;

б) питание упомянуто в счете, но его стоимость отдельно не выделена.

Нужно ли работодателю в таких случаях начислить НДФЛ на стоимость питания?

По мнению Минфина России, оплата питания не является возмещением командировочных расходов по найму жилого помещения. Поэтому если учреждение компенсирует работнику расходы на питание, то его стоимость, которая выделена в гостиничном счете за проживание, облагается НДФЛ в общем порядке (Письмо Минфина России от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263 (п. 1)).

Если в счете из гостиницы стоимость питания отдельно не указана, то претензии со стороны контролирующих органов также не исключены. Ведь его стоимость учреждение может установить, если, например, обратится с таким запросом к администрации гостиницы, где проживал работник.

Таким образом, во избежание спорных ситуаций желательно получить от гостиницы документы, в которых указана только стоимость проживания командированного работника, а о его питании не упоминается.

15.8. НАПРАВЛЕНИЕ РАБОТНИКА В ЗАГРАНКОМАНДИРОВКУ.

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ, ВОЗМЕЩЕНИЕ

КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ (НА ПРОЕЗД, ПРОЖИВАНИЕ,

СУТОЧНЫХ И ДР.), НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ

Оформление командировки работника, направленного за рубеж, практически ничем не отличается от оформления служебной поездки в пределах РФ.

Так, для загранкомандировки необходимо (абз. 2 п. 3, п. 6 Положения о командировках):

- издать приказ о командировании работника;

- составить служебное задание для работника.

Единственным исключением является то, что при командировках за рубеж командировочное удостоверение работнику не выписывается (п. 15 Положения о командировках).

Это исключение не касается командировок в страны СНГ, на границах с которыми не проставляются отметки о пересечении границы. В таких случаях командировочное удостоверение должно быть оформлено (п. п. 7, 15 Положения о командировках).

По возвращении из загранкомандировки работник должен представить учреждению (п. 26 Положения о командировках):

- авансовый отчет об израсходованных суммах;

- отчет о выполненной работе.

К авансовому отчету он обязан также приложить командировочное удостоверение (если оно оформлялось) и документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (абз. 2 п. 26 Положения о командировках). В числе таких документов - авиа- и (или) железнодорожные билеты, счета гостиниц и др. К авансовому отчету можно приложить ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Если оправдательные документы составлены на иностранных языках, может потребоваться их построчный перевод на русский язык. Основание - п. 13 Инструкции N 157н.

Однако относительно перевода проездных билетов есть особенности. Данный вопрос Минфин России рассматривал применительно к налогу на прибыль и пояснил следующее. В том случае, когда авиабилет выписан на иностранном языке, для подтверждения расходов на проезд требуется перевести на русский язык некоторые реквизиты билета: Ф.И.О. пассажира, направление, номер рейса, дату вылета, стоимость билета. Перевод не требуется, если агентство по продаже авиаперевозок выдало справку на русском языке, в которой содержатся все указанные выше сведения (Письма Минфина России от 24.03.2010 N 03-03-07/6, от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168, от 14.09.2009 N 03-03-05/170).

Кроме того, ФНС России не требует переводить на русский язык электронный авиабилет (Письмо от 26.04.2010 N ШС-37-3/656@).

Полагаем, что на изложенные рекомендации можно ориентироваться и в отношении документального подтверждения командировочных расходов в целях НДФЛ.

При командировках за границу действуют те же правила возмещения и обложения НДФЛ сумм оплаты расходов работников на проезд и на проживание, что и при служебных поездках по территории РФ. В частности:

- порядок возмещения работодателем расходов при загранкомандировках определяется в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 168 ТК РФ);

- данные расходы в размере фактически потраченных сумм не облагаются НДФЛ, если они подтверждены документами (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

В то же время специфика оплаты загранкомандировок заключается в увеличенной сумме суточных, не облагаемой НДФЛ, - 2500 руб. за каждый день нахождения в командировке. Если размер суточных больше этой величины, суммы превышения облагаются НДФЛ.

Напомним, что при заграничных командировках суточные работникам учреждений, финансируемых из федерального бюджета, выплачиваются в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812. Размер суточных установлен в долларах США для каждой страны отдельно.

В таком же размере (2500 руб. за каждый день нахождения в командировке) не облагается НДФЛ оплата проживания командированного работника за границей, если понесенные расходы не подтверждены документами.

Необходимо учитывать, что расчет НДФЛ с облагаемых доходов работника (например, с его среднего заработка) зависит от срока пребывания за границей и налогового статуса (резидент или нерезидент).

Напомним, что если работник пребывает на территории РФ более 183 дней в году и является налоговым резидентом, то обычная ставка НДФЛ для него будет равна 13% (п. 2 ст. 207, п. 1 ст. 224 НК РФ).

Примечание

Подробнее об определении статуса резидента РФ см. разд. 1.1 "Резиденты и нерезиденты РФ как налогоплательщики. Порядок определения налогового статуса (резидентства) российских и иностранных граждан, лиц без гражданства".

Если пребывание на территории РФ длится 183 дня и менее, физическое лицо не является налоговым резидентом РФ. Для него ставка НДФЛ составляет, как правило, 30% (п. 2 ст. 207, п. 3 ст. 224 НК РФ).

Примечание

Подробнее о лицах, которые не являются резидентами РФ, а также о ставках НДФЛ в отношении их доходов см. разд. 1.1 "Резиденты и нерезиденты РФ как налогоплательщики. Порядок определения налогового статуса (резидентства) российских и иностранных граждан, лиц без гражданства" и разд. 7.4 "Налоговая ставка 30% (для налогообложения доходов нерезидентов)".

Статус резидента (или нерезидента) нужно подтвердить командировочными удостоверениями и проездными документами.

Примечание

О том, признаются доходы работника, командированного за рубеж, полученными от источника в РФ или нет, читайте в разделе "Ситуация: Как облагаются НДФЛ доходы сотрудника при длительной работе за рубежом (загранкомандировке)".

СИТУАЦИЯ: Как определить облагаемый доход при выплате суточных в иностранной валюте

Учреждение вправе выдавать работнику денежные средства на командировочные расходы в иностранной валюте. Такая практика не противоречит валютному законодательству (Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 10840/07).

Суточные в иностранной валюте необходимо пересчитать в российские рубли по официальному курсу Банка России на дату фактического получения дохода (п. 5 ст. 210 НК РФ). Если их размер в рублях окажется больше установленных норм, с суммы превышения учреждение должно удержать НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Датой фактического получения работником дохода в виде части суточных, облагаемых НДФЛ, является день выплаты суточных. Такие разъяснения даны Минфином России в Письме от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27.

Следовательно, при расчете облагаемой суммы суточных нужно применять курс иностранной валюты к российскому рублю, действующий на дату выплаты суточных (Письмо Минфина России от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27).

Например, государственное (муниципальное) учреждение (г. Москва) командировало директора И.Е. Сорокина в г. Кельн (Германия) с 9 по 12 апреля 2012 г. для проведения деловых переговоров и заключения договора на поставку оборудования.

В коллективном договоре учреждения предусмотрено, что в случае командировок в государства Евросоюза руководящему составу выплачиваются суточные в размере 100 евро за каждый день командировки.

6 апреля 2012 г. бухгалтер учреждения получил в банке и выдал И.Е. Сорокину суточные в размере 400 евро авансом.

Для расчета облагаемого дохода указанную сумму бухгалтер пересчитает в рубли по официальному курсу Банка России на 6 апреля 2012 г., например 38,71 руб/евро. Величина суточных, которая включается в доход И.Е. Сорокина и облагается НДФЛ, равна 5484 руб. (400 евро x 38,71 руб. - 2500 руб. x 4 сут.). Сумма исчисленного с суточных НДФЛ равна 712,92 руб. (5484 руб. х 13%).

СИТУАЦИЯ: Как облагаются НДФЛ доходы сотрудника при длительной работе за рубежом (загранкомандировке)

На практике нередко встречаются ситуации, когда учреждения направляют своих сотрудников на работу за границу на длительный срок. Рассмотрим, являются ли выплаты таким работникам доходами, полученными от источников в РФ, или же источник дохода в данном случае находится за пределами РФ.

Налоговый кодекс РФ не содержит положений, прямо регулирующих этот вопрос.

Напомним, что согласно пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ к доходам от источников в РФ относится вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия в РФ. А к доходам, полученным от источников за пределами РФ, относится вознаграждение за аналогичные функции, выполняемые за пределами России (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ).

Командировкой, в свою очередь, признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). На период командировки сотруднику сохраняются место работы (должность) и средний заработок. Кроме того, ему возмещаются расходы, связанные с командировкой. На это указано в ст. 167 ТК РФ.

Таким образом, вознаграждение работника, направленного из РФ для работы в иностранном государстве, следует относить к доходам от источников в РФ при одновременном соблюдении двух условий.

1. Срок командировки точно определен. Он фиксируется, в частности, в таких документах, как:

- служебное задание и командировочное удостоверение (п. п. 6, 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749);

- приказ о направлении работника в служебную командировку (унифицированные формы N Т-9 и N Т-9а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

2. Фактическое место работы командированного сотрудника не изменилось. За рубежом он выполняет только отдельные поручения.

В такой ситуации работодатель выступает налоговым агентом по отношению к своему сотруднику и удерживает с выплачиваемых ему доходов НДФЛ. Ставка налога - 13% или 30% - в этом случае зависит от того, признается работник на момент получения дохода резидентом РФ или нет (п. п. 1, 3 ст. 224, п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина России от 28.03.2012 N 03-04-06/6-82, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-48 (п. 1)).

Примечание

Подробнее о том, как определяется статус резидента (нерезидента) РФ для целей исчисления НДФЛ, см. разд. 1.1 "Резиденты и нерезиденты РФ как налогоплательщики. Порядок определения налогового статуса (резидентства) российских и иностранных граждан, лиц без гражданства".

В иных случаях выплаченное работнику вознаграждение следует считать доходом, полученным от источников за пределами РФ (Письмо Минфина России от 30.08.2011 N 03-04-06/6-194). При этом финансовое ведомство подчеркивает, что направление работника за пределы РФ на длительный период времени для выполнения трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, не является командировкой по смыслу ст. 166 ТК РФ. См. также Письма от 05.05.2012 N 03-04-05/6-605, от 06.03.2012 N 03-04-06/6-56, от 21.02.2012 N 03-04-06/6-43, от 14.02.2012 N 03-04-06/6-38, от 30.01.2012 N 03-04-06/6-15, от 30.11.2011 N 03-04-05/6-966, от 12.05.2009 N 03-04-05-01/278.

Отметим, что судьи тоже придерживаются данной позиции (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 16.01.2008 N Ф08-8894/07-3333А).

Согласно п. 2 ст. 226, пп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ исчисление и уплату НДФЛ по доходам, полученным от источников за пределами РФ, физические лица, являющиеся резидентами РФ, осуществляют самостоятельно. Следовательно, работодатель не является налоговым агентом в отношении выплат, производимых работнику, выполняющему трудовые функции за границей в период длительной командировки, которая по своему характеру приравнивается к переводу на другое место работы. Если такой сотрудник на конец налогового периода утратит статус резидента РФ, он не обязан будет уплачивать НДФЛ с доходов, полученных им от работодателя в течение календарного года (п. 1 ст. 207 НК РФ). В случае признания его резидентом он заплатит НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

15.9. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

15.9.1. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ ВОЗМЕЩЕНИЯ

КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

В ГОСУДАРСТВЕННЫХ (МУНИЦИПАЛЬНЫХ) УЧРЕЖДЕНИЯХ С 2011 Г.

С 1 января 2011 г. вступил в силу Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению". На основе Единого плана счетов и Инструкции по его применению для ведения бухгалтерского учета применяются (п. 21 Инструкции N 157н):

казенными учреждениями, финансовыми органами и органами, осуществляющими кассовое обслуживание, - План счетов бюджетного учета и Инструкция по его применению, утвержденные Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н;

бюджетными учреждениями - План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкция по его применению, утвержденные Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н;

автономными учреждениями - План счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкция по его применению, утвержденные Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.