Часть III. Отчетность

Глава 18. Справка о доходах физического лица (форма 2-ндфл)

18.1. Кто должен подавать справку о доходах

Справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (утв. Приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@) подают налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ).

По общему правилу налоговыми агентами являются лица, от которых или в результате отношений с которыми физическое лицо получило доход. С этого дохода налоговые агенты обязаны исчислить, удержать и перечислить в бюджет сумму НДФЛ (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

К числу налоговых агентов относятся (п. 1 ст. 226 НК РФ):

- российские организации;

- обособленные подразделения иностранных организаций в РФ;

- индивидуальные предприниматели;

- нотариусы, занимающиеся частной практикой;

- адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты.

Налоговый агент должен самостоятельно исполнять обязанность по представлению сведений о доходах. Если за него это сделают иные лица, то указанная обязанность налогового агента считается неисполненной. Так, например, бюджетное учреждение не может исполнить обязанности налогового агента за другое бюджетное учреждение (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 18.07.2012 N А19-22001/2011).

Заметим, что в отдельных случаях физические лица должны сами исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ с полученного дохода. Тогда у лица, выплатившего доход, обязанностей налогового агента не возникает. Подробнее об этом см. разд. 8.1 "Когда налогоплательщики сами платят НДФЛ" и разд. 9.3 "Когда учреждение не удерживает НДФЛ".

18.1.1. Если у учреждения есть обособленные подразделения

Напомним, что учреждение, которое имеет обособленные подразделения, должно уплачивать НДФЛ в том числе и по месту нахождения каждого из них (абз. 2 п. 7 ст. 226 НК РФ).

Причем если у обособленного подразделения есть свой лицевой (расчетный) счет и отдельный баланс, то оно, как правило, исчисляет и уплачивает налог самостоятельно (Письмо Минфина России от 28.08.2009 N 03-04-06-01/224).

Примечание

Подробнее о том, как платят НДФЛ обособленные подразделения учреждения, см. разд. 9.5 "Порядок уплаты НДФЛ обособленными подразделениями".

Соответственно, такие обособленные подразделения ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами, в регистрах налогового учета. Что касается представления в налоговый орган справок о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ, то обособленное подразделение вправе это делать только в качестве уполномоченного представителя головного учреждения, т.е. на основании доверенности (Письмо ФНС России от 07.03.2007 N 23-3-04/238@).

Это связано с тем, что налоговым агентом в любом случае является головное учреждение (п. п. 1, 7 ст. 226 НК РФ), а обязанности по представлению сведений о доходах физических лиц возлагаются непосредственно на налогового агента согласно п. 2 ст. 230 НК РФ.

Аналогичное мнение высказывают некоторые суды (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 28.01.2008 N А05-6798/2007).

Однако в судебной практике встречается и иной подход, согласно которому обязанность представлять сведения о доходах физических лиц исполняет обособленное подразделение (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 27.04.2009 N Ф04-2593/2009(5604-А70-26), ФАС Московского округа от 15.06.2006 N КА-А40/5048-06).

От себя отметим, что налоговый агент может действовать через своего представителя на основании п. п. 1 и 4 ст. 26 НК РФ.

В связи с этим для того, чтобы обособленные подразделения учреждения на законном основании представляли справки 2-НДФЛ в налоговые органы, необходимо выполнение следующих условий.

1. В доверенности руководителя обособленного подразделения должно быть четко закреплено, что он вправе представлять интересы головного учреждения в отношениях с налоговыми органами, в том числе подавать от имени головного учреждения сведения о доходах, выплаченных физическим лицам обособленным подразделением, с правом подписи справок 2-НДФЛ.

Добавим, что если руководитель обособленного подразделения не уполномочен доверенностью на совершение этих действий, то справки по доходам, выплаченным этим подразделением, может подавать только головное учреждение.

2. Справки о доходах 2-НДФЛ должны оформляться от имени головного учреждения, но подписываться уполномоченным руководителем обособленного подразделения и заверяться печатью подразделения.

Примечание

О том, куда должны представляться справки 2-НДФЛ по физическим лицам, получившим доходы от обособленных подразделений учреждений, см. в разд. 18.4 "Куда нужно подавать справку о доходах".

О том, как заполнить разд. 1 "Данные о налоговом агенте" справки 2-НДФЛ в случае ее подачи обособленным подразделением, см. разд. 18.6.4 "Заполняем раздел 1".

Отметим, что если работник в течение одного года перешел работать из одного обособленного подразделения в другое, то, по мнению налоговиков, сведения по форме 2-НДФЛ целесообразно представлять на него в целом головным учреждением (Письмо ФНС России от 13.03.2008 N 04-1-05/0916@).