15.9.1.2. Бухгалтерский учет возмещения командировочных расходов в бюджетных учреждениях с 2011 г.

Примечание

Рассмотренный в настоящем разделе порядок бухгалтерского учета возмещения командировочных расходов распространяется на государственные (муниципальные) бюджетные учреждения, в отношении которых в соответствии с положениями ч. 15 и 16 ст. 33 Федерального закона от 08.05.2010 N 83-ФЗ принято решение о предоставлении им субсидий в соответствии с п. 1 ст. 78.1 БК РФ (Приказ Минфина России от 16.12.2010 N 174н).

О порядке бухгалтерского учета возмещения командировочных расходов бюджетными учреждениями, в отношении которых не принято решение о предоставлении им вышеуказанных субсидий, см. разд. 15.9.1.1 "Бухгалтерский учет возмещения командировочных расходов в казенных учреждениях в 2011 г.".

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина России от 28.12.2010 N 190н, расходы при служебных командировках относятся на следующие подстатьи КОСГУ:

- суточные, в том числе выплаты взамен суточных членам экипажей судов загранплавания флота, - на подстатью 212 "Прочие выплаты";

- оплата проезда к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования (при наличии документов, подтверждающих эти расходы), а также возмещение расходов за пользование на транспорте постельными принадлежностями, разного рода сборов при оформлении проездных документов - на подстатью 222 "Транспортные услуги";

- плата за наем жилого помещения - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги".

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на следующих счетах (п. 104 Инструкции N 174н):

- по выплате суточных - на счете 0 208 12 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам";

- по оплате проезда - на счете 0 208 22 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг";

- по плате за наем жилого помещения - на счете 0 208 26 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг".

Выдача денежных сумм подотчетным лицам отражается по дебету счетов 0 208 12 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам", 0 208 22 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг", 0 208 26 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг" и кредиту счетов 0 201 34 610 "Выбытия средств из кассы учреждения", 0 201 11 610 "Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства", 0 201 27 610 "Выбытия денежных средств учреждения в иностранной валюте со счета в кредитной организации" (абз. 2 п. 105 Инструкции N 174н).

Принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов, согласно утвержденному руководителем Авансовому отчету (ф. 0504049), в общем случае отражаются по дебету счетов 0 401 20 212 "Расходы по прочим выплатам", 0 401 20 222 "Расходы на транспортные услуги", 0 401 20 226 "Расходы на прочие работы, услуги" и кредиту соответствующих счетов 0 208 12 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам", 0 208 22 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг", 0 208 26 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате прочих работ, услуг". В ряде случаев командировочные расходы относятся в дебет соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 105 00 000 "Материальные запасы", 0 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы", 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг", 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам", счета 0 304 03 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда" (абз. 2 п. 106 Инструкции N 174н).

Возвращенные остатки подотчетных сумм отражаются по дебету счетов 0 201 11 510 "Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства", 0 201 34 510 "Поступления средств в кассу учреждения" и кредиту счетов 0 208 12 660, 0 208 22 660, 0 208 26 660 (абз. 4 п. 106 Инструкции N 174н).

ПРИМЕР

отражения командировочных расходов в бухгалтерском учете

Ситуация

По приказу руководителя муниципального бюджетного учреждения, расположенного в г. Москве, работник П.Р. Михаилов направлен в командировку в г. Краснодар.

Положением о командировках, действующим в учреждении, суточные установлены в размере 100 руб. в день.

Из кассы учреждения П.Р. Михаилову было выдано 11 000 руб. (в счет оплаты расходов на проезд - 8600 руб., по найму жилого помещения - 2000 руб. и оплаты суточных - 400 руб.).

Согласно отметкам в командировочном удостоверении:

- дата выбытия из Москвы - 2 августа;

- дата прибытия в Краснодар - 2 августа;

- дата выбытия из Краснодара - 5 августа;

- дата прибытия в Москву - 5 августа.

Авансовый отчет по произведенным расходам представлен П.Р. Михаиловым в бухгалтерию и утвержден руководителем учреждения 8 августа.

Статья расходов	Сумма	Подтверждающий документ
Перелет по маршруту Москва - Краснодар - Москва	8600 руб.	Авиабилеты
Проживание в гостинице "Центральная"	2000 руб. (в том числе пользование мини-баром - 500 руб.)	Чек ККТ, счет гостиницы
Суточные	400 руб. (100 руб. x 4 дн.)	Положение о командировках
Расходы на проезд в аэропорт и из аэропорта	1000 руб.	Чеки ККТ

Командировочные расходы осуществляются за счет субсидии на выполнение муниципального задания. Указанные затраты признаются учреждением прямыми и отнесены непосредственно на себестоимость оказываемой учреждением услуги.

Решение

Определим сумму оплаты командировочных расходов, которые не подлежат обложению НДФЛ.

Статья расходов	Сумма
Проезд по маршруту Москва - Краснодар - Москва	8600 руб.
Проживание в гостинице "Центральная"	1500 руб. (за вычетом суммы за пользование мини-баром)
Суточные	400 руб. (100 руб. x 4 дн.)
Расходы на проезд в аэропорт и из аэропорта	1000 руб.

Таким образом, сумма оплаты командировочных расходов, освобождаемая от обложения НДФЛ, составит 11 500 руб. (8600 руб. + 2000 руб. + 400 руб. + 1000 руб. - 500 руб.). Под обложение НДФЛ подпадает сумма оплаты за пользование мини-баром в размере 500 руб.

В бухгалтерском учете нужно сделать следующие записи.

Примечание

Согласно п. 21 Инструкции N 157н и Плану счетов в 1 - 17 разрядах номера счета отражается аналитический код по классификационному признаку поступлений и выбытий. В таблице указаны 18 - 26 номера разряда счета.

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Бухгалтерские записи на день выдачи средств под отчет
Выдача из кассы денежных средств на оплату суточных	4 208 12 560	4 201 34 610	400	Расходный кассовый ордер
Выдача из кассы денежных средств на оплату проезда	4 208 22 560	4 201 34 610	8600
Выдача из кассы денежных средств на оплату найма жилого помещения	4 208 26 560	4 201 34 610	2000
Бухгалтерские записи на день утверждения авансового отчета
Принятие к учету расходов по оплате суточных	4 109 60 212	4 208 12 660	400	Авансовый отчет
Принятие к учету расходов по оплате проезда	4 109 60 222	4 208 22 660	9600
Принятие к учету расходов по оплате найма жилого помещения	4 109 60 226	4 208 26 660	2000
Выплата перерасхода по командировочным расходам
Оплата стоимости проезда из кассы учреждения	4 208 22 560	4 201 34 610	1000	Расходный кассовый ордер
Начисление НДФЛ на сумму оплаты услуг мини-бара
Начисление НДФЛ (500 x 13%)	4 302 11 830	4 303 01 730	65	Регистр налогового учета (Налоговая карточка)