22.2.2. Выдача справки физическому лицу по его заявлению

Наряду с обязанностью представления в налоговые органы справка о доходах также может оформляться по заявлению самого физического лица по иным основаниям. Это предусмотрено п. 3 ст. 230 НК РФ.

Справка понадобится физическому лицу в следующих случаях:

1) при смене места работы. Согласно абз. 2 п. 3 ст. 218 НК РФ при начале работы налогоплательщика не с первого месяца текущего года вычеты предоставляются ему по новому месту работы с учетом дохода, полученного с начала года по другому месту работы. Сумма полученного дохода в этом случае подтверждается справкой о доходах;

2) при составлении налогоплательщиком декларации о доходах по форме 3-НДФЛ (п. 1.4, абз. 3 п. 18.2 Порядка заполнения формы налоговой декларации по налогу на доходы физических лиц (форма 3-НДФЛ), утвержденного Приказом ФНС России от 25.11.2010 N ММВ-7-3/654@);

3) в иных случаях (например, для получения кредита в банке).

Обратите внимание!

Налоговым кодексом РФ не предусмотрено указания причин, по которым физическому лицу такая справка понадобилась. В связи с этим требовать от налогоплательщика объяснений о цели получения справки налоговый агент не вправе.

Важно учитывать, что справка о доходах может понадобиться не только по итогам года, но и в течение года. В этом случае справка заполняется на основании данных, имеющихся у налогового агента с начала года.

Обратите внимание!

Справка выдается в течение трех рабочих дней с момента подачи соответствующего заявления (ст. 62 ТК РФ).

22.3. Сроки представления справки о доходах в налоговый орган

По общему правилу справки 2-НДФЛ подаются в налоговый орган ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за налоговым периодом, за который представляются сведения (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Прежде всего отметим, что обязанность учреждения подать сведения о доходах физических лиц будет исполнена своевременно, если оно направит в налоговый орган справки 2-НДФЛ до 24 часов последнего дня срока для представления этих сведений (п. 8 ст. 6.1 НК РФ).

При этом последним днем, когда можно исполнить свои обязанности, будет считаться либо 1 апреля, либо первый рабочий день, следующий за 1 апреля (если это число выпадает на выходной или нерабочий праздничный день) (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Например, справки 2-НДФЛ по доходам, выплаченным государственным (муниципальным) учреждение своим работникам в 2006 г., учреждение вправе было представить (направить) в налоговый орган вплоть до 24 часов 2 апреля 2007 г. (понедельник).

1 апреля 2010 г. приходится на четверг, т.е. на рабочий день, поэтому последним днем представления сведений о доходах за 2009 г. является именно эта дата.

В том случае, когда подается справка о доходах в качестве уведомления о невозможности удержать налог (абз. 1 п. 5 ст. 226 НК РФ), ее нужно подать не позднее одного месяца со дня окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства.

Например, если доход выплачен 27 января 2010 г., то направить справку 2-НДФЛ следует до 24 часов 31 января 2011 г. (п. п. 5, 8 ст. 6.1 НК РФ).

Примечание

Подробнее о действиях налогового агента, который не удержал налог с плательщика НДФЛ, см. разд. 9.2.1.1 "Если удержать налог невозможно".

Об ответственности за нарушение срока представления справки о доходах физических лиц см. разд. 21.7 "Ответственность за непредставление справок 2-НДФЛ".

В случае реорганизации или ликвидации учреждения сведения о доходах должны быть представлены этим учреждением до момента прекращения деятельности (см., например, Письма ФНС России от 13.08.2009 N 3-5-04/1257@, УФНС России по г. Москве от 21.04.2010 N 16-15/042728@, от 01.04.2008 N 09-14/031191).