15.9.1.3. Бухгалтерский учет возмещения командировочных расходов в автономных учреждениях с 2011 г.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на следующих счетах (п. 107 Инструкции N 183н):

- 0 208 12 000 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам",

- 0 208 22 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг",

- 0 208 26 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг".

Получение денежных средств подотчетным лицом при условии полного его отчета по ранее выданному авансу согласно его заявлению с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается, отражается по дебету счетов 0 208 12 000, 0 208 22 000, 0 208 26 000 и кредиту счетов 0 201 11 000 "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства", 0 201 34 000 "Касса", 0 201 27 000 "Денежные средства учреждения в иностранной валюте на счетах в кредитной организации" (абз. 2 п. 108 Инструкции N 183н).

Принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем Авансового отчета (ф. 0504049) с приложенными к нему оправдательными документами отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 105 00 000 "Материальные запасы", 0 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы", 0 109 00 000 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг", 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам", 0 304 03 000 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда", 0 401 20 200 "Расходы хозяйствующего субъекта" и кредиту счетов 0 208 12 000, 0 208 22 000, 0 208 26 000 (абз. 2 п. 109 Инструкции N 183н).

Возврат остатков подотчетных сумм отражается по дебету счетов 0 201 11 000 "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства", 0 201 34 000 "Касса" и кредиту счетов 0 208 12 000, 0 208 22 000, 0 208 26 000 (абз. 4 п. 109 Инструкции N 183н).

ПРИМЕР

отражения командировочных расходов в бухгалтерском учете

Ситуация

По приказу руководителя государственного автономного учреждения, расположенного в г. Москве, работник П.Р. Михайло направлен в командировку в г. Краснодар.

Положением о командировках, действующим в учреждении, суточные установлены в размере 100 руб. в день.

Из кассы учреждения П.Р. Михайло было выдано 11 000 руб. (в счет оплаты расходов на проезд - 8600 руб., по найму жилого помещения - 2000 руб. и оплаты суточных - 400 руб.).

Согласно отметкам в командировочном удостоверении:

- дата выбытия из Москвы - 2 августа;

- дата прибытия в Краснодар - 2 августа;

- дата выбытия из Краснодара - 5 августа;

- дата прибытия в Москву - 5 августа.

Авансовый отчет по произведенным расходам представлен П.Р. Михайло в бухгалтерию и утвержден руководителем учреждения 8 августа.

Статья расходов	Сумма	Подтверждающий документ
Перелет по маршруту Москва - Краснодар - Москва	8600 руб.	Авиабилеты
Проживание в гостинице "Центральная"	2000 руб. (в том числе пользование мини-баром - 500 руб.)	Чек ККТ, счет гостиницы
Суточные	400 руб. (100 руб. x 4 дн.)	Положение о командировках
Расходы на проезд в аэропорт и из аэропорта	1000 руб.	Чеки ККТ

Командировочные расходы осуществляются за счет субсидии на выполнение государственного задания. Указанные затраты признаются учреждением прямыми и отнесены непосредственно на себестоимость оказываемой учреждением услуги.

Решение

Определим сумму оплаты командировочных расходов, которые не подлежат обложению НДФЛ.

Статья расходов	Сумма
Проезд по маршруту Москва - Краснодар - Москва	8600 руб.
Проживание в гостинице "Центральная"	1500 руб. (за вычетом суммы за пользование мини-баром)
Суточные	400 руб. (100 руб. x 4 дн.)
Расходы на проезд в аэропорт и из аэропорта	1000 руб.

Таким образом, сумма оплаты командировочных расходов, освобождаемая от обложения НДФЛ, составит 11 500 руб. (8600 руб. + 2000 руб. + 400 руб. + 1000 руб. - 500 руб.). Под обложение НДФЛ подпадает сумма оплаты за пользование мини-баром в размере 500 руб.

В бухгалтерском учете нужно сделать следующие записи.

Примечание

Согласно п. 21 Инструкции N 157н и Плану счетов в 1 - 17 разрядах номера счета отражается аналитический код по классификационному признаку поступлений и выбытий. В таблице указаны 18 - 26 разряды номера счета.

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Бухгалтерские записи на день выдачи средств под отчет
Выдача из кассы денежных средств на оплату суточных	4 208 12 000	4 201 34 000	400	Расходный кассовый ордер
Выдача из кассы денежных средств на оплату проезда	4 208 22 000	4 201 34 000	8600
Выдача из кассы денежных средств на оплату найма жилого помещения	4 208 26 000	4 201 34 000	2000
Бухгалтерские записи на день утверждения авансового отчета
Принятие к учету расходов по оплате суточных	4 109 60 212	4 208 12 000	400	Авансовый отчет
Принятие к учету расходов по оплате проезда	4 109 60 222	4 208 22 000	9600
Принятие к учету расходов по оплате найма жилого помещения	4 109 60 226	4 208 26 000	2000
Выплата перерасхода по командировочным расходам
Оплата стоимости проезда из кассы учреждения	4 208 22 000	4 201 34 000	1000	Расходный кассовый ордер
Начисление НДФЛ на сумму оплаты услуг мини-бара
Начисление НДФЛ (500 x 13%)	4 302 11 000	4 303 01 000	65	Регистр налогового учета (Налоговая карточка)