15.1. Порядок и размеры возмещения работодателем командировочных расходов работнику

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов работникам закрепляются в коллективном договоре или любом локальном акте (например, в положении о порядке и размерах возмещения командировочных расходов работникам) (ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11 Положения о командировках).

При разработке такого положения необходимо определиться со следующими вопросами:

1) какое должностное лицо и в отношении какой категории работников должно принимать решение о направлении в командировку по России или за рубеж;

2) кто должен оформлять документы для направления работника в командировку (служебное задание, приказ, командировочное удостоверение);

3) какие командировочные расходы возмещаются работнику.

Например, в положении о командировках, действующем в государственном (муниципальном) учреждении, командированным работникам помимо расходов, установленных ст. 168 ТК РФ, возмещаются также:

- расходы на оплату служебных телефонных переговоров;

- расходы, связанные с провозом и упаковкой багажа;

- расходы, связанные со сдачей ранее приобретенных проездных билетов в связи с погодными условиями или по иным уважительным причинам, и др.;

4) в каком размере работодатель возмещает такие расходы (норматив командировочных расходов) и за счет каких источников.

Например, для работников государственных учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, порядок и размеры возмещения командировочных расходов определены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729. Расходы, превышающие эти размеры, а также иные связанные со служебными командировками расходы (произведенные работником с разрешения или ведома работодателя) возмещаются за счет экономии выделенных из бюджета средств, а также за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности (п. 3 Постановления N 729, Письмо Минфина России от 31.10.2006 N 14-05-04/19).

Размеры суточных в иностранной валюте для работников учреждений, финансируемых из федерального бюджета, при командировках за пределы РФ установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812.

15.2. ПОРЯДОК ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ КОМАНДИРОВОК

(ПРИКАЗ О НАПРАВЛЕНИИ РАБОТНИКА В КОМАНДИРОВКУ,

СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ, КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ,

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ)

Для направления работника в служебную командировку работодатель должен оформить (п. п. 6, 7 Положения о командировках, Письмо УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 N 16-15/125486):

- служебное задание (унифицированная форма N Т-10а <2>);

- приказ руководителя о командировании работника (унифицированная форма N Т-9а <2>);

- командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10 <2>).

--------------------------------

<2> Указанные унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Командировочное удостоверение подтверждает время пребывания работника в служебной командировке. При этом время пребывания в месте командировки определяется по дате приезда в место командирования и дате выезда из него. В каждом из таких пунктов назначения должностные лица принимающей организации (например, работник отдела кадров) делают отметки о времени прибытия и выбытия. Отметки должны быть заверены подписью полномочного должностного лица (например, заместителя директора) и печатью (абз. 3 п. 7 Положения о командировках).

Например, государственное (муниципальное) учреждение, находящееся в г. Москве, направляет работника И.М. Петрова в командировку в организацию "Бета", находящуюся в г. Туле. Срок командировки - с 6 по 10 сентября 2010 г. С приказом руководителя учреждения о направлении в командировку И.М. Петрова ознакомили под роспись 1 сентября 2010 г. и выдали ему командировочное удостоверение и служебное задание.

По прибытии И.М. Петрова в г. Тулу секретарь организации "Бета" в командировочном удостоверении сделал отметку о прибытии, подписал документ у заместителя директора и поставил печать организации. При отъезде И.М. Петрова из г. Тулы в командировочном удостоверении была сделана соответствующая отметка, заверенная аналогичным образом.

При командировке за рубеж командировочное удостоверение не оформляется. Исключением являются случаи командировки работников в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, согласно которым в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы (п. 15 Положения о командировках).

После возвращения из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных суммах и отчет о выполненной работе (форма N Т-10а) (п. 26 Положения о командировках). Форма авансового отчета утверждена Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н.

Чтобы бухгалтерия произвела окончательный расчет, работник указывает в авансовом отчете израсходованные в связи с командировкой суммы и прикладывает подтверждающие документы (п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П).

К авансовому отчету нужно приложить командировочное удостоверение и документы, подтверждающие произведенные расходы (абз. 2 п. 26 Положения о командировках).

В числе подтверждающих расходы документов могут быть авиа- и (или) железнодорожные билеты, счета гостиниц и др. При заграничных командировках к авансовому отчету можно приложить ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Отметим, что учреждению также необходимо вести учет лиц, отбывающих и прибывающих в командировки (п. 8 Положения о командировках). Порядок и формы такого учета определены Минздравсоцразвития России в Приказе от 11.09.2009 N 739н. В частности, работодатель должен вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующего учреждения (Приложение N 2 к данному Приказу).

СИТУАЦИЯ: Должен ли работодатель возместить работнику командировочные расходы и выплатить суточные, если служебное задание не выполнено

Работодатель направляет работника в командировку для выполнения конкретного служебного задания (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). При этом он обязан возместить работнику командировочные расходы независимо от того, выполнит он задание или нет. В том числе нужно выплатить работнику суточные за время такой служебной поездки, даже если в командировке случился простой по вине работника (Письмо Роструда от 30.04.2008 N 1024-6).

СИТУАЦИЯ: Должен ли работодатель возместить командировочные расходы, если в служебной поездке работник заболел (попал в больницу из-за болезни)

Если во время командировки работник заболел, учреждение обязано оплатить ему понесенные в связи с такой поездкой затраты. Это:

- расходы на проезд;

- суточные. Причем они выплачиваются за все время, пока работник не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться в место постоянного жительства;

- расходы по найму жилого помещения. Они не возмещаются, только если командированный работник находится на стационарном лечении.

Кроме того, заболевшему работнику на общих основаниях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.

Изложенный порядок предусмотрен п. 25 Положения о командировках.

Отметим, что временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть документально подтверждены. В частности, работнику необходимо иметь правильно оформленный больничный лист (абз. 1 п. 25 Положения о командировках).

Например, работник государственного (муниципального) учреждения П.О. Миронов направлен в командировку в г. Самару на срок с 1 по 15 сентября. 2 сентября он заболел и смог приступить к исполнению своих служебных обязанностей только 7 сентября. В связи с этим командировка П.О. Миронова была продлена до 20 сентября.

Соответственно, за все дни нахождения в командировке с 1 по 19 сентября, включая дни болезни, П.О. Миронову должны быть возмещены суточные и расходы по найму жилого помещения (так как во время болезни он не находился в стационаре, а проживал в гостинице).

Пособие по временной нетрудоспособности учреждение начислит и выплатит работнику на основании больничного листа, оформленного в поликлинике г. Самары.